Problema a Resolver
Para cada evento médico que Pfizer realizaba había una agencia que les ayudaba a llevar la gestión de los listados de invitados para emitir vuelos y reservar su hospedaje. Para llegar de invitado a asistente debe pasar un proceso de gestión.
El proceso que llevaban de manera “manual” era que cada representante (500 en la fuerza de venta de Pfizer) selecciona a su médico y le manda sus 2 o 3 médicos a su gerente de distrito. A su vez, el gerente envía esos listados al gerente de producto y este agrupa todos los listados para enviar al área de eventos, misma que comparte con la agencia. Por cada cambio o adición o cancelación, se debe llevar todo ese proceso. Todo esto se hacía con archivos de Excel y correos, muchos correos.
Dentro del proceso se deben enviar cartas de invitación, se deben recolectar firmas de aceptación, enviar itinerarios de vuelos, se deben hacer llamadas de confirmación. Toda esta información también debe ser compartida para que todos estén en el mismo “canal”.
En paralelo a este proceso, se lleva a cabo el proceso de costeo. Se tiene que cotizar con los proveedores las mejores opciones, ellos hacen cotizaciones de cada solicitud y Pfizer compara estas cotizaciones y decide cuál es la mejor opción. Y llevan un seguimiento puntual de cada rubro de la cotización para no tener desviaciones. Al final se hace un cierre de todos los costos e igual se revisa a detalle cada rubro, servicio y factura hasta los centavos.
Solución
Utilizar una plataforma donde puedan compartir la misma información todos los involucrados en el proceso y puedan ver lo que está pasando en tiempo real. La agencia puede ver cuando el representante sube un invitado al listado y este confirma asistencia, de manera que no tiene que esperar ningún correo, todo por medio de la plataforma. Toda la información de cada invitado está en una base integrada, de manera que quien sea que haga un cambio al invitado, todos saben cómo actuar en consecuencia.
En la misma plataforma los costos están relacionados con los procesos, es decir, cada médico significa un vuelo más o una habitación más, los cuales están relacionados con su costo, por lo que es más fácil llevar ambas gestiones con el mismo esfuerzo.
Beneficios
- Optimización de procesos y reducción de tiempos.
- Mejora en la aplicación del presupuesto y ahorros anualmente.
- Ahorros en presupuesto y tiempos de ejecución.
- Incremento en la satisfacción del servicio recibido por parte de los clientes internos y médicos invitados.
- Incremento en asistencia
- Estandarización y estructura de procesos.
