Eventum es una empresa de servicios integrales de planeación y producción de eventos con sede en la CDMX. La agencia se especializa en eventos corporativos, recaudación de fondos, bodas y eventos sociales. Llevan más de 10 años en el mercado y cuentan con un equipo de experimentados organizadores, productores y diseñadores de eventos.
Problema a Resolver
Eventum se enfrentaba a un grave problema con la programación del personal. Con más de 20 eventos al mes, resultaba difícil hacer un seguimiento de los horarios, la disponibilidad y las asignaciones del personal. La agencia tenía que recurrir a métodos manuales, como hojas de cálculo y correos electrónicos, que a menudo generaban confusión, dobles reservas y falta de comunicación. Los miembros del personal también tenían dificultades para acceder a sus horarios sobre la marcha, ya que tenían que comprobar constantemente sus correos electrónicos o llamar a la oficina para confirmar sus horarios. Esto no solo generaba ineficacia, sino que también afectaba a la calidad del servicio prestado a los clientes.
Solución
La agencia de organización de eventos Eventum decidió adoptar nuestra plataforma de gestión de eventos «Mainscope Events» para resolver su problema de programación de personal. Mainscope Events es una plataforma todo en uno que ofrece soluciones de registro, venta de boletos y gestión de eventos. También incluye una función de programación de personal que permite a los organizadores de eventos programar y gestionar a su personal de forma eficaz.
La agencia implementó la plataforma creando una cuenta de personal para cada miembro del equipo, donde podían ver sus próximos horarios, disponibilidad y asignaciones de eventos.
La aplicación móvil de la plataforma «Mainscope Mobile» permitió al personal acceder a sus horarios sobre la marcha, eliminando la necesidad de llamar o enviar un correo electrónico a la oficina para obtener actualizaciones. La plataforma también permitió a la agencia configurar notificaciones y recordatorios automáticos para los horarios del personal, garantizando que todos estuvieran informados y actualizados en tiempo real.
Resultado
La implementación de Mainscope Events y Mainscope Mobile ayudó a Eventum a resolver su problema de programación de personal de manera eficiente. La plataforma proporcionó una ubicación centralizada para la programación del personal, lo que eliminó la necesidad de métodos manuales como hojas de cálculo y correos electrónicos. La aplicación móvil y las notificaciones automáticas permitieron al personal acceder fácilmente a sus horarios y garantizar que siempre estuvieran actualizados. La agencia también vio una mejora en la calidad del servicio prestado a los clientes, ya que los miembros del personal estaban mejor preparados e informados para sus eventos.
Beneficios
La adopción de una plataforma de gestión de eventos como Mainscope ayudó a la agencia de planeación de eventos Eventum a resolver su problema de programación de personal de forma eficaz. La plataforma proporcionó una ubicación centralizada para la programación del personal, eliminó la necesidad de métodos manuales y mejoró la calidad del servicio prestado a los clientes. Este caso práctico muestra cómo una agencia de organización de eventos puede beneficiarse del uso de una plataforma de gestión de eventos para resolver sus retos operativos.
Mainscope tiene todas las funcionalidades que requiere tu agencia, porque este desarrollo está pensado para empresas de gestión de eventos como la tuya.
